فنون مذاکره
آموزش مذاکره

در کوتاه ترین زمان آماده مذاکره شویم

در کوتاه ترین زمان آماده مذاکره شویم

فنون مذاکره

فنون مذاکره : اگر تنها یک لحظه کوتاه، برای آماده شدن وقت دارید…

فنون مذاکره : امروزه هر فردی می‌داند که فنون مذاکره فقط در نمایشگاه‌های ماشین، جلسات هیأت مدیره یا دفاتر وکلا روی نمی‎‌دهد. ما تقریباً هر روزه مذاکره می‌کنیم: با همسر خود در خصوص تقسیم وظایف خانه، با همکار خود درباره اینکه کدام‌یک تلفن مشتری را جواب دهیم، با فرزندان خود در مورد ساعت خوابیدن و بسیاری موارد دیگر.

هر وقت برای رسیدن به اهداف، نیازمند کمک دیگران باشید، اقدام به مذاکره می‌کنید.

گاهی وقت زیادی در اختیار دارید تا خود را برای یک مذاکره آماده کنید.

گاهی هم مجبور می‌شوید چشم بسته به میدان مذاکره بروید: زمانیکه یک دوست قدیمی، بدون هر نوع پیش زمینه قبلی، به شما تلفن می‌زند و یک پیشنهاد کار جذاب مطرح می‌کند، یا وقتی یکی از ایمیل‌های دردسرساز از همکارتان دریافت می‌کنید که فلان مشتری را من قبلاً ویزیت کرده بودم، با اینکه منشی‌تان تهدید می‌کند اگر با ۳ هفته مرخصی و افزایش حقوق او موافقت نکنید، استعفاء خواهد داد و از این قبیل شرایط. در تمام این موارد، به نظر می‌رسد هیچ فرصتی ندارید که برای مذاکره آماده شوید.

اما اگر پیش از مذاکره چند دقیقه یا حتی چند لحظه کوتاه فرصت دارید هم می‌توانید از این زمان برای انجام چند کار بسیار مهم استفاده کنید (تمرین فنون مذاکره):

۱ـ اهداف و انگیزه‌های خود را تعیین کنید.

۲ـ هر گزینه شدنی را بررسی کنید.

۳ـ پیشنهاد اولیه خود را آماده کنید.

اهداف و انگیزه‌های خود را تعیین کنید

معمولاً مذاکره‌کنندگان برای دستیابی به خواسته خود، موضع‌گیری می‌کنند.

موضع‌گیری، در واقع بیان مستقیم یک خواسته است؛ مانند زمانیکه به مدیر خود می‌گویید: “من چک پاداشم را می‌خواهم!”.

اما خطر اینجاست که موضع‌گیری صریح، ممکن است باعث شود که طرف مقابل نیز با صراحت موضع‌گیری کند. مثلاً در جواب بگوید: “به هیچ وجه! من به شما پاداشی نخواهم داد!”.

مذاکره‌کنندگانی که به جای موضع‌گیری، به صورت ریشه‌ای‌تر رفتار کرده و بر روی اهداف و انگیزه‌های خود تمرکز می‌کنند، معمولاً بهتر به نتیجه می‌رسند. یک هدف واقعی، بیان‌کننده تمایلات و انگیزه‌های مذاکره‌کننده و به بیان دیگر، جواب “چرا؟”های او است. فرض کنید که دو همکار بر سر تصرف یک اتاق بزرگ در شرکت، با یکدیگر در حال مذاکره‌اند. طبعاً گفتن اینکه “من اتاق بزرگ‌تر را می‌خواهم” کار راحتی است. در واقع این عمل، بیان کردن یک خواسته است. اما اگر هر دو همکار به یکدیگر بگویند که چرا خواهان اتاق بزرگ‌تر هستند، می‌توان گفت که به بیان هدف واقعی خود نزدیک‌تر شده‌اند. به عنوان مثال، یکی از آن دو ممکن است اتاق بزرگ‌تر را به این دلیل بخواهد که بتواند در آن جلسات گروهی مکرری تشکیل دهد؛ کاری که انجام آن در اتاق کنفرانس امکان‌پذیر نیست. در حالیکه همکار دوم ممکن است اتاق را برای تأثیرگذاری بر روی مشتریان مهم در نظر داشته باشد.

هر وقت برای رسیدن به اهداف، نیازمند کمک دیگران باشید، اقدام به مذاکره می‌کنید.

خواسته‌های افراد ممکن است با یکدیگر در تضاد باشند. ولی اهداف و انگیزه‌های آنها می‌تواند با هم سازگار یا مکمل یکدیگر باشد. در مثال قبل، اگر هر دو نفر، دلایل خود را مطرح می‌کردند، ممکن بود اینگونه به توافق برسند که اتاق بزرگ را به نحوی مشارکتی استفاده کنند. به عنوان مثال، توافق کنند که به جز اوقاتی که مشتری مهمی قرار ملاقات حضوری داشته باشد، جلسات گروهی در آن اتاق تشکیل شود.

خواسته‌های افراد ممکن است با یکدیگر در تضاد باشند، ولی اهداف و انگیزه‌های آنها می‌تواند با هم سازگار یا مکمل یکدیگر باشد.

 

هر نوع گزینه محتمل را با خود مرور کنید

مذاکره‌ها لزوماً به توافق نهایی نمی‌رسند. در مثال‌های قبل، یکی از دو همکار ممکن است مدیر ارشد را قانع کرده و اتاق را به زور تصاحب کند. ممکن است منشی‌تان شما را ترک کند. مدیریت پیشنهاد شما را رد کند. از این‌رو، شاید این پرسش نگران‌کننده برایتان پیش بیاید که در “صورت عدم دستیابی  توافق چه کار کنم؟” به بیان ساده‌تر، از خود می‌پرسید که چه گزینه دیگری در اختیار دارید. بعضی افراد در برخورد با چنین شرایطی، افق دید بسته و محدودی دارند و چنان  بر روی خواسته خود متمرکز می‌شوند که هیچ‌کدام از راه‌کارهای دیگر را نمی‌بینند. برای جلوگیری از این اشتباه و پیدا کردن همه راهکارهای ممکن، توصیه می‌کنیم از “طوفان ذهنی” استفاده کنید. در اجرای طوفان ذهنی چهار اصل زیر را باید رعایت کرد:

■ تمایل به تصمیم‌گیری زودهنگام را کنار گذاشته و به تمام گزینه‌هایی که از ذهنتان می‌گذرد، حتی احمقانه‌ترین آنها توجه کنید.

■ به یاد داشته باشید که تعداد گزینه‌ها مهم است نه کیفیت آنها. گاهی یک ایده خوب از میان چند ایده غیرمنطقی سر می‌زند.

■ در هنگام فهرست کردن راه حل‌ها، در مورد آنها قضاوت نکنید و ارزیابی و تصمیم‌گیری را به زمان دیگری موکول کنید.

■ ایده‌های مختلف را با یکدیگر مخلوط و ترکیب کرده و آنها را با یکدیگر تطبیق دهید. بدین ترتیب، ممکن است ایده‌های جدیدی به ذهنتان برسد.

فنون مذاکره

طرح‌ریزی پیشنهاد اول

اولین پیشنهاد شما باید به طور شفاف بیانگر اهداف و انگیزه‌هایتان و نحوه رسیدن به آنها باشد (من اتاق بزرگ‌تر را می‌خواهم چون کارشناسان من در فضای فعلی جا نمی‌شوند و از سوی دیگر تعداد مراجعین من بیشتر از بقیه است). احتیاجی نیست که پیشنهاد اول خود را همان لحظه شروع جلسه اعلام کنید. اما به هر حال، پس از مطرح شدن تمایلات طرفین و یا پس از آنها طرف مقابل پیشنهاد خود را بر روی میز قرار داد،      وقت آن می‌رسد که شما نیز، جایگاه خود را در مذاکره مشخص کنید.

پیشنهاد اولیه شما باید معرف شرایط مطلوب مورد نظرتان باشد. یک روش مستقیم (البته نه موضع‌گیری صرف) می‌تواند بدین شکل باشد؛ “اگر اجازه دهید برای شروع بحث اصلی، شرایطی که برای من مناسب است را مطرح کنم …” و یا “برای اینکه وقت شما گرفته نشود، من پیشنهادی را آماده کرده‌ام که مشتاقم نظرتان را در مورد آن بدانم”.

بر روی مواضع خود قاطع باشید، ولی در نحوه بدست آوردن آنها انعطاف نشان دهید. جملات تک گزینه‌ای مانند “این حرف آخر من است. یا همین یا هیچ چیز دیگر!” را مطرح نکنید. حتی اگر قبل از شروع مذاکره احساس می‌کنید که از طرف مقابل دلگیر و آزرده هستید، قبل از ورود به جلسه، چند جمله را که در صحبت با مذاکره از آنها استفاده کنید. خطر پیشنهاد “یا همین یا هیچ چیز دیگر!” در این است که معمولاً انسان‌ها در مواجهه با آن، گزینه دوم را انتخاب می‌کنند.

حال با توجه به موارد مطرح شده،می دانیم که آموختن فنون مذاکره در تمام مراحل زندگی به ما کمک خواهد کرد.

پست های مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *